【開催事例】沖縄での式典を成功させる秘訣。会場の「どんでん」とガーデン活用術を大公開！

はいさーい！琉球ホテル＆リゾート 名城ビーチ MICE課でございます。

「初めて社員旅行の幹事を任されて、何から手をつけていいか分からない…」
「失敗できない大きな式典、当日の段取りがとにかく不安！」

そんな悩みをお持ちの幹事様も多いのではないでしょうか。今回は、地元・糸満市の「糸満市商工会」様にご依頼いただきました、式典・懇親会の実例をご紹介いたします。

実は今回の幹事様、1年ほど前に「まずは一度、中を見てみたくて…」と、予約なしでふらりと見学に来てくださったところからお付き合いが始まりました。
そこからご相談を重ね、160名規模の式典と懇親会のお手伝いをお任せいただきました。

 

当日の様子：糸満市商工会様

 

160名様がゆったり過ごせる華やかな会場

当ホテルのなかで一番大きな会場を使い、広々とした空間で「式典」と「懇親会（パーティー）」を行いました。

スケジュール：

①17:00〜18:00　カッチリとした「式典」　[場所:Grand Ball Room(2/3スパン):160名様]

会場形式：円卓スタイル

 

②18:00〜18:45　屋外で「ガーデンパーティー」　[場所:Garden:160名様]

パーティー形式：ウェルカムドリンク

 

③19:00〜21:00　会場に戻って「懇親会」　[場所:Grand Ball Room(2/3スパン):160名様]

料理形式：着席ビュッフェ

 

懇親会レイアウトイメージ

 

 

「待ち時間」を退屈させない、琉球ホテル＆リゾート 名城ビーチならではの二段構え

一番の工夫は、式典が終わってからパーティーが始まるまでの「45分間の過ごし方」です。

通常、会議からパーティーへのどんでんは2時間ほどかかり、その間お客様をお待たせしてしまいます。そこで今回は、式典後にサンセットと海が見えるガーデンエリア」へご移動いただき、夕風を感じながらティータイムをお楽しみいただきました。

その裏側で、私たちは大急ぎで会場をパーティー仕様へ。
お客様がガーデンパーティーから戻られたときには、きらびやかなパーティー会場が出来上がっているという、魔法のようなスムーズな流れを実現しました。

 

 車で来る方が多くても安心の「お見送り」準備

地元・糸満での開催ということもあり、「当日はほとんどの方が自分の車で来る」ということが分かっていました。
「帰りに駐車場が混まないかな？」という幹事様の不安を解消するため、私たちは事前に「駐車券」をすべて準備し、一般のお客様とは別の専用スペースをご案内しました。この一工夫で、お帰りの際も渋滞することなく、スムーズに解散することができました。

 

幹事様からいただいた嬉しいお言葉

無事に終わったあと、幹事様から心温まる感想をいただきました。

「要望通りにスムーズに進めてくれて、本当に助かりました！」

「会場がとっても綺麗で、音や照明の演出も豪華で最高でした」

「お料理が予想以上に美味しくて、参加者からも大好評でした」

「また来年もここでお願いします！」

 

沖縄の大人数式典は琉球ホテル＆リゾート 名城ビーチにお任せください

 「初めての会場」で「初めての幹事」は、ドキドキの連続だと思います。
私たちは、事前の打ち合わせはもちろん、今回のように「ちょっと見せてほしい」という突然のご訪問からでも、丁寧にお話を伺うことを大切にしています。

「料理も、会場も、スタッフのサポートも。全部よかった！」
参加した皆様にそう言っていただけるような1日を、一緒に作り上げましょう。

沖縄での社員旅行や大切な集まりをご検討中の幹事様、ぜひお気軽にご相談ください。

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